Aan de slag met Excel? Hou deze risico’s in het oog

Frappant is echter dat hoe dynamischer de bedrijfssituatie wordt, hoe meer financiële afdelingen gebruikmaken van Excel. De overzichtelijke opzet van Excel – een matrix van rijen en kolommen in combinatie met meerdere tabbladen – geeft de gebruiker structuur én flexibiliteit. Maar de vraag is: hoe ga je die structuur en flexibiliteit gebruiken? Want om een goed financieel model te bouwen moet je zelf – als persoon – ook aan een aantal eisen voldoen. Ten eerste moet je heel gestructureerd kunnen werken. Daarnaast moet je op zowel detailniveau als op totaalniveau kunnen denken en daartussen kunnen schakelen om het overzicht te houden. En, last but not least, je moet steengoede kennis van formules hebben. Ook moet de op te leveren bedrijfsinformatie niet te veranderlijk zijn. En daar gaat het vaak mis. Want hoe flexibel en gestructureerd Excel ook is, één foutje in een formule en je brengt een hele organisatie in gevaar. Onlangs publiceerde het NRC nog een artikel over een verzekeraar die honderd miljoen mocht aftikken door Excelfouten. Honderd miljoen, dat verdien je niet 123 terug.

Wat maakt die risico’s van Excel dan zo groot?

Niet veel mensen voldoen aan alle bovengenoemde eisen. Je moet nu eenmaal voldoende ‘vlieguren’ hebben gemaakt voordat je echt goed bent in het bouwen van grotere modellen.

In veel organisaties is de administratieve inrichting verouderd, zijn niet alle bedragen – juist – in de boekhouding opgenomen en is er sprake van grote druk op het rapportageproces. Door de vele uitzonderingen, aanpassingen en uitbreidingen van informatiebehoefte wordt de structuur van een Excelmodel al vrij snel om zeep geholpen. Een Excelmodel is doorlopend in ontwikkeling. Eigenlijk is er gewoon sprake van een prototype. Terwijl de meeste softwaresystemen zwaar getest worden op output en verificatie van data, is dat bij een Excelmodel totaal niet aan de orde. Zeker niet door een onafhankelijke derde.

Niets is zo onvoorspelbaar als een manager die een rapport onder ogen krijgt. Bijna allemaal willen ze direct een verdieping of een nadere analyse ontvangen met andere input of opzet van cijfers. Getallen worden – vanwege de snelheid waarmee gerapporteerd moet worden – via kopiëren en plakken ergens anders vandaan gehaald en gebruikt voor een specifieke berekening. In de praktijk zie je dan dat er allerlei ‘platte’ overzichtjes en tabellen – vaak voor éénmalig gebruik – lukraak in het model ingebouwd c.q. geplaatst worden. Geen mens die later meer snapt wat daarvan precies de bedoeling was. Het updaten van deze cijfers is daardoor ook vaak onmogelijk.

Een organisatie die niet veranderlijk is of in een veranderlijke omgeving opereert, bestaat vandaag de dag niet meer.

Gebruik je Excel op de financiële afdelingen van je organisatie? Dan is het van groot belang dat het management alle aandacht heeft voor risicobeheersing. Bij kleinere modellen lukt het nog wel om overzicht en structuur te behouden, maar voor je het weet, is je rapportagemodel een brij van data met allerlei losse berekeningen en overzichten waar niemand meer raad mee weet. Het kost in ieder geval elke maand meer tijd om de maandrapportages op te stellen met een steeds groter risico op foutieve uitkomsten. En dan maar hopen dat de maker van het model niet tussendoor van baan verandert of de organisatie verlaat.

Benieuwd hoe je Excel wel goed in kan zetten of het gebruik zelfs kan verminderen? Neem gerust contact met me op, ik help jou en je organisatie graag verder.