ProFaction Inkoop - ProFaction, Partners in Business

Ga naar de inhoud
Inkoop Optimalisatie

PROFACTION HELPT MET OPTIMALISEREN VAN UW INKOOP

Elke organisatie, van klein naar groot, koopt producten en diensten in van allerhande leveranciers. En, basaal gesproken, loopt de kleine MKB-er tegen dezelfde Inkoop-uitdagingen aan als de grote multinational. Elke organisatie is ooit begonnen met inkopen en in de meeste gevallen is de Inkoopfunctie mee ontwikkeld met de groei van de organisatie.

Inkoop wordt vaak gezien als een vaste functie, of als gestandaardiseerde bundel van afspraken. In de praktijk is Inkoop van strategische waarde en dient de Inkoopfunctie dynamisch te zijn. Inkoop beweegt continu mee met de ontwikkeling en groei van de organisatie. In de snelle tegenwoordige tijd veranderen de ‘needs en wants’ van de organisaties bijna elke dag en Inkoop dient zich dus continu te verbeteren. Alleen op die manier wordt de strategische waarde van Inkoop ook echt van toegevoegde waarde.
UW INKOOPPLAN

Gewetensvragen:

  • Is er een Inkoopplan aanwezig in uw organisatie?
  • Hoe actueel is dit plan?
  • Wordt het plan uitgevoerd?
  • Is het plan ‘in sync’ met de organisatiedoelstellingen?

Het is belangrijk dat Inkoop volop in staat wordt gesteld om de kansen op strategisch en tactisch gebied, zowel binnen als buiten de organisatie, te benutten. Als dat het geval is, moet Inkoop zelf ook in actie komen en een Inkoopplan maken!

Afgeleid van de organisatiestrategie, is het Inkoopplan de concrete uitwerking van de Inkoopstrategie. Wat willen we bereiken? Hoe gaan we dat doen, en waarmee? Wanneer denken we de doelstellingen te bereiken (planning en prioritering)? En, niet onbelangrijk, wie is er betrokken bij de plannen, oftewel wie krijgt welke taken en wordt waarvoor verantwoordelijk?

ProFaction helpt graag bij het opstellen en implementeren van het Inkoopplan. Maar indien gewenst gaan we verder en meten we periodiek de effecten en resultaten van het plan (de inkoopprestatie) en sturen we bij waar nodig en mogelijk.





(TIJDELIJKE) ONDERSTEUNING

Heeft u, om wat voor reden dan ook, behoefte aan extra Inkoopcapaciteit? Praat met ons!

Samen met u bespreken we de mogelijkheden die Profaction u kan bieden. Het kan zijn dat we zelf – tijdelijk – de helpende hand komen bieden, of dat we ons brede netwerk aanspreken. Soms is er behoefte aan specialistische kennis bij projecten, of ‘body’ bij onderhandelingen…
Alles is bespreekbaar.



          SPEND ANALYSE

          Een uitgavenanalyse: volume x prijs, over een bepaalde periode en voilà….resultaat.
          Klinkt eenvoudig  en alledaags. In de praktijk blijkt het tegenovergestelde.

          Een goed uitgevoerde spend analyse betekent allereerst focus. Wat wil ik gaan meten? Vervolgens moet je beschikken over een complete en betrouwbare gegevensbron, bijvoorbeeld een dump uit het grootboek, als database en fundering onder de analyse. Daarna begint het tijdrovende proces van (her)organiseren, corrigeren, aanvullen en verrijken van de database.

          Overweeg om een goede spend analyse uit te laten voeren door ProFaction. Wij hebben de kennis, de focus en de tijd om dit te doen. Een spend analyse ligt aan de basis van een goed kostenbeheers programma en helpt u richting mogelijke doelen als leveranciersreductie, standaardisatie, besparingen en compliance.




          CONTRACT & LEVERANCIERSMANAGAMENT

          Uit recent onderzoek blijkt dat het beheer van contracten, overeenkomsten, SLA’s en andere belangrijke documenten bij meer dan 80% van alle organisaties sterk voor verbetering vatbaar is. Bij 66% van de onderzochte bedrijven worden er wel eens ongewenst één of meerdere contracten verlengd.

          Bent u “in control” als het gaat om o.a.

          • Afloopdata?
          • Automatische verlengingstermijnen?
          • Specifieke afspraken?
          • Het effectueren van afgesproken bonusregelingen?

          ProFaction ziet bijna dagelijks de bevestiging van het bovenstaande.
          Wij komen vaak niet goed werkende Excel deeloplossingen tegen. Maar ook zien wij regelmatig een grote verspreiding van mappen met fysieke contracten en van verantwoordelijkheden over vele locaties en medewerkers. Iedereen is een beetje verantwoordelijk, maar in de praktijk kost dat veel tijd en geld. Niet zelden leidt het ook nog eens tot onnodige discussies, veel tijdverlies en zelfs verstoorde verhoudingen.

          ProFaction biedt u een efficiënte en zeer betaalbare oplossing. Wij hebben marktonderzoek gedaan naar de voordelen van verschillende softwaretoepassingen in de cloud en onze conclusie is dat er voor weinig geld enorme verbeteringen zijn te realiseren. Een goede implementatie zorgt er voor dat u op dit onderdeel volledig “in control” bent, dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en dat de juiste personen automatisch en tijdig de juiste informatie ontvangen.

          Hierdoor bespaart u in de praktijk veel tijd en geld en het geeft u een rustiger gevoel.


          AANBESTEDINGEN

          Aanbestedingen, en dan vooral Europese aanbestedingen, zijn sterk afhankelijk van steeds wijzigende wet- en regelgeving. De toenemende "juridisering" van aanbestedingen zorgt ervoor dat aanbestedende partijen niet zelden al lang blij zijn dat een aanbesteding zonder problemen weer voor een bepaalde periode is gegund.

          Voor veel aanbestedingsplichtige organisaties vormen de periodiek terugkerende verplichtingen een toenemende last. Soms wordt zelfs volledig voorbij gegaan aan de mogelijkheden die een aanbesteding biedt om een betere prijs/kwaliteit verhouding te realiseren.

          In het voortraject van een aanbesteding is daarom belangrijk om onder meer de volgende zaken goed te onderzoeken:
          • Is mijn organisatie nog wel (Europees) aanbestedingplichtig voor de bewuste kostencategorie met de bijgehorende spend?
          • Is de spend goed geanalyseerd en besproken met een materiedeskundige?
          • Klopt het huidige bestek (PvE) of is er gedurende de looptijd het één en ander veranderd. Het loont altijd de moeite dit minitueus te onderzoeken.
          • Kan er op basis van o.a. CPV/CPC codes een splitsing worden gemaakt, waardoor meervoudig onderhands aanbesteden van diensten ook mogelijk is?
          • Is het binnen de wet- en regelgeving en de relevante jurisprudentie mogelijk om voor een wat langere termijn aan te besteden? Het kiezen voor standaard (korte) termijnen brengt extra werk en extra risico's met zich mee.
          • Als er sprake is van raamcontracten, wordt daar dan op de meest optimale manier mee omgegaan?

          Implementatie en borging

          Als een aanbesteding éénmaal gegund is, dan is het van het grootste belang te zorgen voor een vlekkeloze implementatie, waar zowel de (nieuwe) leverancier alsook de intern betrokkenen blij mee zijn en blijven.......
          Na implementatie is het verstandig periodiek goed te (laten) controleren of de gemaakte afspraken wederzijds ook daadwerkelijk worden nagekomen. Kloppen de facturen? Wordt het afgesproken proces gevolgd? Hoe ontwikkelt de kwaliteit en de tevredenheid zich? Moet er intern of extern worden bijgestuurd? etc.

          Altijd maatwerk

          ProFaction gaat graag met u in gesprek over een andere aanpak van uw (Europese) aanbestedingen.


          Terug naar de inhoud